Voorraad tussen vestigingen verdelen en bestellen

Voorraad tussen vestigingen verdeel je het best met een vaste route. Een vestiging vraagt aan, iemand keurt goed, het magazijn pakt, en pas bij aankomst gaat de voorraad over. Leg daarnaast per vestiging vast wat er normaal hoort te liggen. En kijk af en toe wat op de ene vestiging stilligt terwijl een andere het wel gebruikt.

Dat geldt voor een kleine winkelketen, een salon met een tweede zaak, een praktijk met twee locaties en een horecabedrijf met een centrale keuken. Overal waar voorraad van de ene plek naar de andere gaat, helpt een vaste route.

Waar het misgaat zonder vaste route

Zonder vaste route gaat bestellen via een appje, een briefje of even roepen door de gang. Iemand neemt een doos mee in de auto. Niemand schrijft op wat er weg is gegaan. Op de ene vestiging staat het product nog op de lijst, op de andere komt het er niet op.

Het gevolg ken je. Op de ene vestiging ligt een stapel die niemand gebruikt. Op de andere is het op, en wordt er opnieuw besteld bij de leverancier. En niemand weet meer wie wat heeft gevraagd.

Een vaste route voor interne bestellingen

Een interne bestelling is een bestelling van de ene vestiging bij de andere, meestal bij een hoofdvestiging of een magazijn. Spreek vier stappen af en houd je eraan. In EXCI heten die stappen "Aangevraagd", "Besteld", "Gepakt" en "Geleverd". In de app heet de eerste stap "Wacht op goedkeuring".

1. Aanvragen. Een collega met het recht "Aanvragen" vraagt in de app aan wat de vestiging nodig heeft.
2. Goedkeuren. Een manager keurt de aanvraag goed op het dashboard. Je kunt een uiterste leverdatum en een uiterste pakdatum meegeven. Aanvragen van dezelfde vestiging voeg je samen zolang ze nog op goedkeuring wachten.
3. Pakken. Het magazijn pakt de bestelling in de app, product voor product, met JA of NEE. Gaat er minder mee, dan geeft de pakker de reden op.
4. Leveren. Pas bij "Geleverd" verhuist de voorraad naar de vestiging. De houdbaarheidsdatums gaan mee. EXCI verplaatst daarbij de vroegste datums eerst. Stuur dus ook de dozen met de vroegste datum mee, dan klopt de lijst op de nieuwe vestiging. In de logistiek heet werken met de vroegste datum eerst FEFO (Wikipedia).

Ging er van een regel niets mee, dan staat er een taak bij de actiepunten op het Overzicht. Je krijgt ook een melding met het onderwerp "Niet geleverd". Zo valt een tekort niet tussen wal en schip.

Wil je een stap minder, dan kun je pakken en leveren samenvoegen. Dan boekt het afronden van het pakken de bestelling meteen als geleverd. Standaard staat die regel uit.

Leg vast wat er hoort te liggen

Bestellen is makkelijker als elke vestiging weet wat er normaal hoort te liggen. Dan hoeft niemand te gokken hoeveel er mee moet.

In EXCI heet dat de standaardvoorraad. Je legt hem per product en per vestiging vast. EXCI rekent het tekort uit. Dat is de standaard, min wat er ligt en min wat al onderweg is. Met "Aanvullen tot standaard" zet je dat klaar als interne bestelling. Je kunt elk aantal nog wijzigen voordat je de bestelling aanmaakt.

Daarnaast stel je per vestiging in wanneer een product "Bijna op" is. Die grens geeft een waarschuwing, de standaardvoorraad niet.

Weet op welke plek het ligt

Een vestiging heeft vaak meer dan één plek: een magazijn, een kast achter de balie, een voorraadkast in de keuken. Leg die plekken vast. Dan weet een collega waar hij moet zoeken, en kun je per plek tellen.

In EXCI maak je per vestiging plekken aan, zoals Magazijn of Balie. Op het dashboard heten die sublocaties (Instellingen, Locaties, knop "Sublocaties"). Je kiest op welke plek een interne bestelling binnenkomt. Heb je een plek waar van alles mag liggen, zoals een extra kast of een zolder, dan stel je die in als overloop. Je kunt per product ook een vaste plek kiezen (in EXCI heet dat de vaste ruimte); dat hoeft niet. Per regel van een interne bestelling kies je dan of het naar die vaste plek gaat of naar de overloop.

Wat ligt ergens stil?

Soms ligt op de ene vestiging een product al maanden stil, terwijl een andere vestiging het wel gebruikt. Dan kun je het beter verplaatsen dan opnieuw bestellen.

In EXCI kies je boven de voorraadlijst "Ligt stil". Per vestiging zie je wat er ligt en wanneer het daar voor het laatst is gebruikt. Het signaal "Ligt stil" krijgt een product dat ongeveer zes maanden niet is gebruikt of weggebracht. Bij "Elders gebruikt" zie je op welke van je vestigingen hetzelfde product wel gebruikt wordt. Met de knop "Verloop" bij een vestiging zie je het gemiddelde gebruik per week en rond welke datum een product op is. "Ligt stil" en "Verloop" zijn er voor de eigenaar, een admin en een vestigingsmanager. Verplaatsen kan ook los, in de app met UIT en ANDERE VESTIGING.

Ook hier geldt dat een systeem alleen weet wat er gebeurt als het geboekt wordt. EXCI rekent met wat er geboekt is. Uitboeken met WEG telt als gebruik. Wordt er op een vestiging weinig uitgeboekt, dan lijkt een product daar stil te liggen terwijl het wel opgaat. Een telling per plek laat zien of de cijfers kloppen.

Zo doe je het in EXCI

In de app tik je op BESTELLING en dan op NIEUWE INTERNE BESTELLING. Onder MIJN AANVRAGEN zie je hoe ver je aanvraag is. Het magazijn vindt wat klaarstaat onder BESTELLING PAKKEN. Op het dashboard wissel je linksboven van vestiging, of kijk je naar alle vestigingen samen. Per collega kies je bij welke vestigingen hij hoort. Meer uitleg per scherm staat in het hulpcentrum.

Lees verder

Wil je dat de datums ook kloppen op elke vestiging? Lees dan hoe je verloopdatums bijhoudt. Werk je nu nog met een lijst per vestiging in Excel, lees dan wanneer je overstapt naar een voorraadapp.

Wil je met EXCI aan de slag? Maak een account aan. We kijken je aanmelding na, daarna kun je inloggen. Heb je eerst een vraag, stuur hem dan via het contactformulier of mail naar info@exci.nl.