Wanneer stap je over van een Excel-lijst naar een voorraadapp?

Een Excel-lijst is prima als één persoon de voorraad bijhoudt, op één plek, met een overzichtelijk aantal producten. Een voorraadapp wordt de moeite waard als meer mensen op meer plekken boeken. Of als je verloopdatums moet volgen, of als voorraad tussen vestigingen heen en weer gaat. Twijfel je? Kijk dan naar de vijf signalen hieronder.

Wat Excel goed doet

Excel heb je al, en bijna iedereen kan ermee werken. Je maakt de kolommen die jouw zaak nodig heeft, en je rekent er makkelijk mee. Voor een kleine winkel met één voorraadkast, of een salon met één kast vol producten, is dat vaak genoeg. Een app is dan vooral een extra abonnement. Blijf in dat geval gerust bij je lijst.

Vijf signalen dat je lijst te klein wordt

1. Meer mensen werken in hetzelfde bestand. Er ontstaan kopieën, en niemand weet meer welke de goede is.
2. De lijst loopt achter op de kast. Iets pakken gaat snel, de lijst bijwerken gebeurt aan het eind van de dag. Of het gebeurt niet.
3. Je hebt meer vestigingen of plekken. Een tabblad per vestiging werkt tot er iets van de ene naar de andere gaat. Dan moet je twee tabbladen tegelijk bijwerken, en dat gaat vaak mis.
4. Je moet verloopdatums volgen. Dozen van hetzelfde product hebben verschillende datums. In een lijst wordt dat een regel per datum, en die regels raken snel uit de pas met de kast.
5. Je wilt weten wie wat deed. In een gedeeld bestand zie je dat moeilijk terug.

Herken je er twee of meer? Dan is het tijd om verder te kijken.

Wat er verandert met een app

Het grootste verschil is het moment van boeken. Met een app boek je op het moment dat je iets pakt, met het toestel in je hand. Niet achteraf, uit je hoofd.

In de app van EXCI scan je de code op de doos. De app leest onder meer QR, EAN-13, Code 128 en GS1 DataMatrix. Een losse handscanner werkt ook, zolang hij in toetsenbordmodus staat. Alle apparaten zien binnen enkele seconden dezelfde stand. Elke batch heeft zijn eigen datum, en je ziet de voorraad per vestiging en per plek.

Ook het team wordt makkelijker te regelen. Per collega zet je aan wat hij in de app mag. Er is een logboek van wie wat deed en wanneer. Collega's loggen in met een QR-badge, een wachtwoord is niet nodig. De app staat in de App Store en in Google Play, en werkt ook in de browser.

Wat niet verandert

Een app weet ook alleen wat er geboekt wordt. Pakt iemand iets zonder te scannen, dan klopt de app net zo min als je lijst. Maak het daarom makkelijk. Leg de scanner of de tablet op een vaste plek, dicht bij de kast. En spreek af dat je boekt op het moment dat je iets pakt.

Tellen blijft ook nodig. In EXCI tel je per plek, in de app of op het dashboard, en boekt EXCI de verschillen op die plek. Een telling laat zien waar de lijst en de kast uit elkaar lopen.

Zo stap je over naar EXCI

Je hoeft niet opnieuw te beginnen. Je huidige lijst kan mee.

1. Sla je Excel-lijst op als CSV-bestand. In Excel doe je dat met "Opslaan als". Alleen het werkblad dat openstaat gaat mee, legt Microsoft uit. Een Excel-bestand zelf kiezen kan niet, het moet een CSV-bestand zijn.
2. Importeer de lijst. Kies in EXCI op "Totale voorraad" de knop "Importeer CSV" en koppel de kolommen. Alleen de naam is verplicht. Barcode, aantal, locatie, leverancier, stuks per doos en dozen per omdoos mogen mee.
3. Controleer de startvoorraad. De import maakt nieuwe producten aan en boekt het aantal als startvoorraad.
4. Vul de datums aan. Verloopdatums gaan niet mee met de import. Zonder datum kan EXCI niet waarschuwen dat iets bijna verloopt, en boekt EXCI die voorraad als laatste af. Vul de datums daarom meteen in met de knop "Aantallen en THT" bij de vestiging.

Wil je toch een lijst hebben, bijvoorbeeld voor je boekhouding? Met "Exporteer Excel" download je je voorraad per plek en per product als Excel-bestand, met prijs en waarde.

Lees verder

Gaat je voorraad tussen vestigingen heen en weer? Lees dan hoe je voorraad tussen vestigingen verdeelt en bestelt. Wil je weten hoe je datums bijhoudt, lees dan de gids Verloopdatums bijhouden.

Wil je met EXCI aan de slag? Maak een account aan. We kijken je aanmelding na, daarna kun je inloggen. Heb je eerst een vraag, stuur hem dan via het contactformulier of mail naar info@exci.nl.